Tauchausrüster optimiert Wartungsprozess
Der schwedische Hersteller POSEIDON zählt seit Mitte der 50er-Jahre zu den innovativsten Tauchausrüstern. Mit Neuentwicklungen bei der Atemregelung oder Spezial-Tauchanzügen setzte das Unternehmen Zeichen für Tauch-einsätze unter schwersten Bedingungen. Das kleine Berliner Tauchgeschäft der Familie Friedling importierte 1968 als erster Fach-händler die schwedischen Tauchprodukte. Aus der Zusammenarbeit entstand POSEIDON-Deutschland mit Sitz an der Kieler Förde. Das Einzugsgebiet des Distributors reicht mittler-weile weit über die deutsche Grenze bis nach Österreich, in die Schweiz und die Benelux-Länder. „Wir haben uns einen Namen ge-macht und rüsten auch Einheiten der Bundes-wehr wie Minentaucher, Kampfschwimmer, Schwimmtaucher und Pioniertaucher mit Equipment aus, das auf die sehr speziellen Anforderungen zugeschnitten ist", unterstreicht Torsten Lorenz, Projektleiter bei der POSEIDON Tauchprodukte GmbH.
Anforderungen
Für Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung und Lagerverwaltung setzte POSEIDON-Deutsch-
land über viele Jahre hinweg die Unter-nehmenssoftware Microsoft Dynamics AX ein. Als der Wechsel auf eine aktuellere Programmversion anstand, nutzte der Dis-tributor die Gelegenheit, um die Instand-haltung – die überwiegend über Excel-Tabellen gesteuert wurde – zu optimieren. „Um bei der Wartung die Anforderungen der Bundeswehr zu erfüllen, haben wir zum Beispiel Reparaturavise und Wartungsver-läufe in Excel gepflegt. Die Daten waren anschließend die Basis für Kostenvor-anschläge und Rechnungen, die wir in Dynamics AX erstellten", erinnert sich Torsten Lorenz. Ein aufwendiges Verfahren, das zudem äußerst fehleranfällig war. „Die verteilten Daten waren schwer zu durch-schauen. Die Abrechnung kostete unnötig Zeit und Rückfragen der Bundeswehr konnten wir nicht immer sofort beantworten", ergänzt Jens Klimmeck, Projektleiter bei der POSEIDON GmbH. Im Frühjahr 2006 beauf-tragte POSEIDON-Deutschland den Micro-soft-Partner K2-Consult GmbH mit der Migration und den notwendigen An-passungen.
Lösung
Ein knappes halbes Jahr benötigte das Projektteam, um den Releasewechsel zu schultern. Den größten Aufwand zog das neue Instandhaltungsmodul nach sich. „Wir wollten so nah wie möglich am Standard bleiben. Deshalb haben wir zunächst genau analysiert, ob wir in Dynamics AX vor-handene Ressourcen verwenden können", erklärt Patrick Michels, Logistik- Berater der K2-Consult. Am Ende nutzte man die „Ab-rufaufträge" und die Buchungslogik der Stücklisten als „Aufhänger" für den Prozess. Der Ablauf wurde eng mit der Auftragsbearbeitung und Artikelverwaltung verknüpft. „Dynamics AX ist bei der Prozessgestaltung sehr flexibel. Es gibt praktisch keine Restriktionen und man hat alle Freiheit, neue Ideen umzusetzen", unterstreicht Projektleiter Lorenz.
Herausgekommen ist ein lückenloser Arbeitsablauf, der die POSEIDON-Mitarbeiter sicher durch den gesamten Wartungsprozess führt. Prüfroutinen warnen, wenn die Reparaturkosten die magische Grenze des halben Neupreises überschreiten oder Pflichtfelder versehent-lich leer bleiben. Weitere strukturelle An-
passungen fielen bei der Artikelverwaltung an: Hier lösten Artikelvarianten die zahl-reichen Stücklisten ab. „Die Artikelver-waltung ist jetzt wesentlich übersichtlicher. Das vereinfacht Auftragsbearbeitung, Kommissionierung und Kundenservice", bestätigt Jens Klimmeck.
Nutzen
Mit dem Update gelang es POSEIDON-Deutschland, den Kundenservice professioneller zu gestalten. „Der gesamte Wartungslauf ist transparent und nach-vollziehbar. Kundenanfragen können wir sofort am Telefon beantworten", freut sich Torsten Lorenz. Da Instandhaltung und Abrechnung direkt ineinandergreifen, ist die Zahl der Fehlabrechnungen damit erheblich gesunken. „Die Ära der verteilten Daten ist endgültig vorbei. Jetzt können wir kaum noch etwas falsch machen", ist sich der Projektleiter sicher. Der Erfolg macht Appetit auf mehr: Derzeit bereitet POSEIDON-Deutschland den Wechsel auf Microsoft Dynamics AX 2009 vor. Vor allem vom engen Zusammenspiel mit Microsoft Office und der verbesserten Produkt-programmplanung verspricht sich das Unternehmen deutliche Effizienzvorteile.
