Einführung der Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant bei der arvato infoscore GmbH:

Integration der Multi-Projektmanagement-Lösung Blue Ant via Web Services

Wir haben mit Ing. Josef Bayrhammer, neben Mag. Franz Löcker, verantwortlich für die Einführung von Blue Ant bei der Porsche Informatik GmbH gesprochen.

Herr Bayrhammer, bitte beschreiben Sie kurz die Porsche Informatik GmbH

Als Tochter der Porsche Holding sind wir einem großen Namen verpflichtet. Unser Anspruch: Die besten Softwarelösungen im Automobilhandel herzustellen. Unser Prinzip: Konzentration auf den automobilen Bereich. Der Effekt: Weil wir das Geschäft genauer kennen als jeder andere, entwickeln wir die wirksamsten Lösungen. Deshalb setzen immer mehr Kunden in ganz Europa auf Porsche Informatik und steigern so ihre Wertschöpfung. Seit vier Jahrzehnten unterstützen wir von Porsche Informatik einige der erfolgreichsten Automarken: Volkswagen, Audi, Porsche, Seat und Skoda seien hier genannt. Wir beraten, entwickeln und schulen, wir sorgen für mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit – mit integrierten Software-Lösungen nach Maß.

Welche Aufgaben übernehmen Sie innerhalb des Unternehmens?

Die Porsche Informatik GmbH operiert in den drei Bereichen Großhandel, Finanzdienstleistungen und Einzelhandel. Ich bin als Bereichsleiter für die Lösungen im Bereich Großhandel verantwortlich. Hier entwickeln wir hochintegrierte Lösungen für bestimmte Geschäftsfelder im Automobilbereich.

Dabei wickeln wir Projekte in eigenverantwortlichen - in den jeweiligen Problemdomains erfahrenen - Teams nach agilen Vorgehensmodellen von der Analyse über das Design bis zur Umsetzung und den Einsatz ab. Trotzdem ist es wichtig, den Gesamtüberblick über alle Projekte sicherzustellen, um trotz der gelebten Eigenverantwortung frühzeitig erkennen zu können, ob etwas nicht optimal läuft.

Josef Bayrhammer

Nennen Sie uns bitte ein Beispiel aus der Praxis, bei der Entwicklungen aus dem Hause der Porsche Informatik GmbH zum Einsatz kommen?

Wir entwickeln Weblösungen für Endkunden wie beispielsweise Gebrauchwagenbörsen (z.B. www.weltauto.com), Neuwagenkonfiguratoren und generische Kfz-Händler-Web-Auftrittslösungen. Ebenso realisieren wir Backoffice-Lösungen und Extranet-Lösungen für den Großhandel und unsere Händler, z.B. unser Händlersystem CROSS, Neuwagengroßhandels-Lösungen, Ersatzteillogistik-Lösungen, Lösungen für Kampagnenmanagement etc.. In allen genannten Bereichen können wir neben der Entwicklung auf eine hohe fachliche Expertise im Automotivbereich zurückgreifen.

Wie viele Projekte setzt Porsche Informatik im Jahr in etwa um? Wie viele Projekte laufen dabei gleichzeitig?

Unser Kerngeschäft besteht aus Entwicklungsprojekten, von denen wir rund 150 im Jahr umsetzen. Ein Projekt beginnt bei uns mit einem Aufwand von mehr als 150 Stunden. Projekte, die unter diesem Aufwand liegen, wickeln wir als Kleinaufträge ab. Im Durchschnitt bearbeiten wir Projekte mit einer Laufzeit von 400-700 Stunden, wobei die Anzahl der Projektbeteiligten zwischen einem und 15 Mitarbeitern variiert. Großprojekte können durchaus eine Laufzeit von 30.000 Stunden haben.

Warum suchten Sie nach einer Projektmanagement-Lösung? Welche Ziele sollten erreicht werden?

Ausschlaggebend war die schwer handhabbare Steuerung mehrerer Projekte gleichzeitig, also das Multi-Projektmanagement. Über einzelne Projekte gelang uns der Überblick noch recht gut, hier hatten sich über Jahre verschiedene Einzellösungen etabliert. Wir beabsichtigten die Auswahl einer Projektmanagementumgebung, die es uns ermöglicht, einen Gesamtüberblick über alle offenen und geplanten Projekte und deren Fortschritt zu erzielen. Dafür wollten wir eine Lösung, die gut in unsere Systemlandschaft und unser Zeit- und Tätigkeitserfassung passt, sowie in unser umfangreiches Abrechnungssystem integrierbar ist.

Weiterhin war es uns wichtig, einen Partner zu finden, der zu sinnvollen Produkt-Erweiterungen und -Anpassungen bereit ist und der uns ermöglicht, unseren Idealvorstellungen des Projektmanagements auf einem gemeinsamen Weg näher zu kommen.

Wie sind Sie bei der Suche vorgegangen und wie auf Blue Ant gestoßen?

Ausgangspunkt war die Formulierung eines Anforderungskatalogs. Unterstützung erhielten wir durch die PM-Studie der Uni Osnabrück über eine Reihe am Markt etablierter Projektmanagementtools, aus der wir weitere Ideen bezüglich unserer Anforderungen entwickelt haben. Im Zuge von Marktanalysen stießen wir über eine Pressemeldung auch auf Blue Ant.

Warum haben Sie sich für Blue Ant entschieden?

Die Entscheidung für ein bestimmtes Projektmanagementtool fiel uns nicht leicht. Positiv empfanden wir, dass es sich bei Blue Ant um eine relativ junge, allem Anschein nach noch nicht mit technologischen Altlasten behaftete Lösung handelt. Die gemeinsam entwickelte Idee, eine Reihe von Projektmanagementfunktionen über Web Services aus unserem Umfeld fernsteuern zu können und damit eine bessere Integration in unser Systemumfeld zu ermöglichen, war sicherlich ein entscheidender Faktor. Dafür nahmen wir auch in Kauf, dass die Performance der Blue-Ant-Weblösung nicht immer berauschend ist und das Web-User-Interface gegenüber einem Windows-User-Interface auch Bedienungsnachteile mit sich bringt.

Vor der Einführung wurde gemeinsam mit der proventis ein Workshop veranstaltet. Können Sie uns kurz berichten, was die Inhalte waren und ob sich dieses Vorgehen später als sinnvoll erwiesen hat?

Das Wichtigste war wohl das persönliche »Beschnuppern« des Partners. Wir wollten ein Gefühl dafür entwickeln, ob wir mit dem Unternehmen und den Personen, die hinter dem Produkt stehen, langfristig zusammenarbeiten können. Das hört sich vielleicht etwas unprofessionell an, aber ich glaube das ist ein wichtiger Aspekt und jeder, der etwas anderes behauptet, ist nicht ehrlich oder macht es nicht gut.

Blue Ant bot nicht alle Funktionen, die wir benötigten. Wir haben aber die Entwicklungschancen von Blue Ant gesehen und hatten zudem das Gefühl, mit der proventis einen Partner gefunden zu haben, mit dem wir Blue Ant langfristig gemeinsam weiterentwickeln können. Porsche ist dabei, so muss ich zugeben, sicher nicht der einfachste Partner, da einige Anforderungen und Organisationsstrukturen sicher anders sind als bei anderen Unternehmen. Ich muss auch zugeben, dass ein System, welches exakt unseren Vorstellungen entspricht wahrscheinlich gar nicht am Markt zu verkaufen wäre, da es für 90% der Unternehmen viel zu komplex ist.

Sie nutzen Blue Ant via Web Service. Warum halten Sie diese Nutzung für sinnvoll?

Am liebsten hätten wir unsere Projektmanagementsoftware selbst entwickelt, da bei uns einiges sehr speziell abläuft. Da wir ein relativ aufwändiges Zeiterfassungs- und Verrechnungssystem haben und alle evaluierten Projektmanagementsysteme in diesen Belangen viel zu schwach waren, wollten wir unsere Systeme weiterhin nutzen. Die Ansteuerbarkeit durch Schnittstellen sollte uns die Anpassung auf unsere Bedürfnisse ermöglichen.

Zudem gibt es ständig neue Entwicklungen, auf die wir reagieren müssen. So setzen wir immer stärker auf SCRUM. Um dieses Vorgehen in Verbindung mit multinationalem Anforderungs- und Prioritätsmanagement zu unterstützen, werden wir in naher Zukunft ein zusätzliches Tool entwickeln und die Daten via Web Services an Blue Ant übertragen. Damit stellen wir, trotz des laufenden Arbeitens in SCRUM-Iterationen, eine Gesamtsicht auf das jeweilige Projekt sowie alle anderen Projekte insgesamt sicher.

Wie verlief die Einführung von Blue Ant? Welche Erfahrungen hatten Sie während der Pilotierung?

Die Einführung einer gemeinsamen Projektmanagementsoftware in einer IT-Firma mit sehr eigenverantwortlichen Bereichen ist immer eine besondere Herausforderung und das war es auch bei uns. Für die Einführung war viel Überzeugungsaufwand und auch einiges an Druck notwendig. Und wie oft bei derartigen Änderungen lernt man erst im Zuge des ersten Nutzungsjahres alle Stärken und Schwächen eines Produkts wirklich kennen.

Nach einer rund fünfmonatigen Pilotphase konnten wir zu Beginn unseres Geschäftsjahres im April 2007 Blue Ant wie geplant einführen. Der Erfolgsfaktor der Einführung waren ohne Frage die bereitgestellten Web Services. Ohne die Nutzung der Web Services wäre die Einführung wahrscheinlich problematischer gelaufen.

Gab es spezifische Anforderungen, die angepasst werden mussten?

Die Bereitschaft zu abgestimmten Produkterweiterungen war bei proventis sehr hoch und in Abstimmung mit uns wurde bzw. wird die Fernsteuerung der Lösung über Web Services, die Unterstützung eines Basisplans, die Darstellung von Burndown-Charts, eine weitere Methode der Projektfortschrittsprognose, die Messung von Projektfortschritten anhand zeitlich fixierter Messzeitpunkte und ein verbessertes Projekt-Risikomanagement entwickelt.

Wie viele Mitarbeiter arbeiten mit Blue Ant? Und wie arbeiten diese mit der Lösung?

Momentan arbeiten rund 250 Mitarbeiter und Freiberufler mit Blue Ant. Blue Ant wird im gesamten Unternehmen eingesetzt. Damit erreichen wir auch einen Gesamtüberblick über alle laufenden Projekte im Unternehmen. Wurden Ihre Anforderungen erfüllt?

Geschafft haben wir den Gesamtüberblick über unsere Projekte und die teilweise Fernsteuerung der Projektmanagementsoftware über Web Services. Mit diesen Ergebnissen sind wir auch sehr zufrieden. Erreicht haben wir sicherlich, dass die Projektübersicht, Projektfortschrittsverfolgung und unser Projektcockpit erfolgreich genutzt werden können und die Lösung zum Dokumentieren eines fixierten Projektplanes gut nutzbar ist. Sehr gut bewährt hat sich das Zusammenspiel von Blue Ant mit unserer Systemlandschaft, unserer Zeit- und Tätigkeitserfassung sowie unserem umfangreichen Abrechnungssystem. Sehr positiv haben wir auch die Bereitschaft und Reaktionszeit von proventis bei gewünschten Produktanpassungen und Produkterweiterungen empfunden.

Mit welchen Schwierigkeiten hatten Sie zu kämpfen? Wo muss sich Blue Ant Ihrer Meinung nach verbessern?

Als Schwächen sehen wir nach wie vor das teilweise etwas mühsame Web-User-Interface und die teilweise nicht zufriedenstellende Gesamtperformance der Projektmanagementlösung bei größeren Projekten. Im Bereich der aktiven Projektplanung und dem Ressourcenmanagement sind wir mit dem bisher Erreichten noch nicht zufrieden.

Als zukünftige Herausforderungen sehen wir, wie wir die Projektmanagementlösung noch besser für agile Projektmanagementmethoden nutzen, einzelne Arbeitsschritte aus SCRUM besser unterstützen und eine noch bessere Integration der Projektmanagementlösung mit unserem Anforderungsmanagement schaffen können.

Auch wenn die Entwicklung nicht immer einfach war, so sind wir mittlerweile auf der Zielgeraden, auf der es für uns zu passen scheint. Wir haben rückblickend und im Gespräch mit anderen Unternehmen, die ebenfalls eine PM-Lösung eingeführt haben feststellen können, dass wir mit Blue Ant einen weit besseren Weg gegangen sind, als andere Unternehmen.

Porsche ist sicher nicht das einfachste Unternehmen, da wir in einem hohen Maße eigenverantwortliche Bereiche haben. Da kommt man mit Verordnungen nicht weit, sondern bei solchen Themen müssen die Leute bewusst gewonnen werden. Das macht es für solch’ eine Einführung natürlich doppelt schwer. Alles in allem kommen wir jedoch alle in die Phase, in der wir sagen, dass es passt.
Wie sehen Sie die künftige Zusammenarbeit der Porsche Informatik GmbH und proventis?

In der Version 5.2 waren die von uns gewünschten und mitbeauftragten Erweiterungen Basisplan, Burndown-Chart, alternative Projektfortschrittsprognose und fixierte Messzeitpunkte verfügbar. Weiterhin planen wir Erweiterungen im Risikomanagement sowie ein Prognosekonzept und den weiteren Ausbau der Web Services.

Wir hatten während des Auswahlprozesses sicher etabliertere Lösungen in der Auswahl, vor allem die Amerikanischen. Trotz aller Probleme in der Vergangenheit sind wir überzeugt, mit Blue Ant die beste Entscheidung getroffen zu haben.

Herr Bayrhammer, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.