Hagen Kaffee setzt auf Softwarequalität
Durch stetiges Wachstum war es dem Unternehmen Hagen Kaffee auf die Dauer nicht mehr möglich, mit ihrer in die Jahre gekommenen ERP-Lösung den gewachsenen Anforderungen des Betriebes gerecht zu werden. Unbedingt benötigt wurden eine Lagerbestandsführung und ein darauf aufbauendes automatisiertes Bestellwesen, um den starken Lagerumschlag in den Griff zu bekommen. Außerdem musste die Abwicklung der Kundenbestellungen beschleunigt werden, um die gestiegene Anzahl von Bestellungen zuverlässig zu bewältigen. Ebenfalls bedingte die enorm gewachsene Frequentierung des Ladengeschäfts eine neue IT-Lösung, die es ermöglicht, sowohl die Kundschaft schnell zu bedienen als auch gleichzeitig die notwendigen Warenbestands- und Umsatzbuchungen sowie die Buchungen in der Finanzbuchhaltung zu automatisieren.<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />
Ein großes Kriterium für die Kaufentscheidung pro MESONIC WINLine war die Möglichkeit, die Stammdaten (Artikelstamm, Verkaufspreislisten, individuelle Preise, Kunden- und Lieferantendaten) aus dem alten System zu übernehmen. Außerdem wurden die offenen Posten aller Personenkonten mit den relevanten Informationen wie Mahnstufe, Mahndatum, aktueller und ursprünglicher OP-Betrag, Zahlkennzeichen, etc., übergeben. Kernstück der Umstellung stellte die Umstrukturierung des Artikelstamms dar: Die alte, systematisch nicht durchgängige Struktur der Artikelnummer wurde aufgebrochen und in eine neue, einheitliche Struktur gebracht.
Als Kassenlösung für das Ladengeschäft kommt ein Zusatz-Modul von WINLine zum Einsatz: Die Online-Kasse ist in die Belegerfassung integriert, so dass beim Kassieren jederzeit der komplette und aktuelle Artikelstamm mit allen Preisen zur Verfügung steht. Die Kassenlösung wurde mit einer sich automatisch öffnenden Kassenschublade, einem Handscanner und einer Kundenanzeige komplettiert und stellt so einen professionellen, serviceorientierten Kassenarbeitsplatz dar. Sonderfunktionen - wie der Gutscheinverkauf mit Gutscheinverwaltung, OP-Ausgleiche und OP-Anzahlungen - sind durch den Zugriff auf die Personenkonten möglich und runden die Kassenlösung ab.
Die Kassenbuchungen gehen in die Finanzbuchhaltung, wobei jeder Kassenvorgang über ein Personenkonto läuft. Dort wird ein offener Posten erzeugt, der direkt über ein Geldtransitkonto automatisch ausgeglichen wird. Somit sind Kassenumsatz und Rohertrag pro Kunde und Artikel jederzeit völlig transparent. Beim Tagesabschluss wird das Tagesjournal ausgedruckt und die Kassenvorgänge per Knopfdruck in der Finanzbuchhaltung verbucht. Der Kassenbetrieb eines ganzen Tages ist dann mit einer einzigen manuellen Buchung erledigt und das Kassenbuch kann einfach über die Auswertungen ausgeduckt werden.
