Digitaler Rechnungsversand mit SAP Business ByDesign - Münchner Systemhaus m.a.x. Informationstechnologie AG entwickelt Zusatzlösung
m.a.x. Informationstechnologie AG - 28.01.2013
Seit 2011 hat der Gesetzgeber die Grundlage dafür geschaffen, dass Rechnungen ohne komplizierte und teure Signaturverfahren elektronisch versandt werden können. Viele Unternehmen stellen ihre Rechnungen heute daher nicht mehr nur in Form von Papier, sondern auch als PDF-Anhang per E-Mail. SAP Business ByDesign ermöglicht seinen Anwendern mit PDF als Belegformat den elektronischen Versand von Kundenrechnungen. Zusätzliche Funktionen für die digitalen Rechnungsprozesse im SAP Business ByDesign bietet jetzt die von der m.a.x. Informationstechnologie (kurz: m.a.x. it) entwickelte Zusatzlösung.
Die Zusatzlösung ist ein separates Tool, bestehend aus einem E-Mail-Verteiler, das von der m.a.x. it gehostet wird. Die Pflege des Tools übernehmen die Anwender, also die Mitarbeiter der Rechnungsabteilung, selbst.
Der E-Mail-Verteiler ermöglicht den Anwendern eine Adressierung der Rechnung an eine beliebige Anzahl von Empfängern je Kunde. Die definierten Adressen für den Verteiler werden im SAP Business ByDesign für den Belegversand in den Kundenstammdaten hinterlegt. Eine manuelle Pflege der Empfänger bei jeder einzelnen Rechnung ist nicht notwendig.
Zudem ist die Archivierung der Rechnung im Mailsystem durch den automatischen Versand einer Kopie an ein festgelegtes Postfach garantiert. Darüber hinaus wird der korrekte Rechnungsversand geprüft, dies erfolgt über SAP Business ByDesign, das bei Fehlern eine Benachrichtigung an den Benutzer erstellt. Zudem kann der Anwender manuell den Versandstatus prüfen.
„Mit dem von uns entwickelten Tool können Anwender ihre digitalen Rechnungsprozesse im SAP Business ByDesign stabil und anwenderfreundlich realisieren. Dank der zahlreichen Zusatzfunktionen optimieren sie maßgeblich den elektronischen Versand ihrer Kundenrechnungen.“
(Clemens Dietl, Vorstand m.a.x. Informationstechnologie AG)
Der E-Mail-Verteiler ermöglicht den Anwendern eine Adressierung der Rechnung an eine beliebige Anzahl von Empfängern je Kunde. Die definierten Adressen für den Verteiler werden im SAP Business ByDesign für den Belegversand in den Kundenstammdaten hinterlegt. Eine manuelle Pflege der Empfänger bei jeder einzelnen Rechnung ist nicht notwendig.
Zudem ist die Archivierung der Rechnung im Mailsystem durch den automatischen Versand einer Kopie an ein festgelegtes Postfach garantiert. Darüber hinaus wird der korrekte Rechnungsversand geprüft, dies erfolgt über SAP Business ByDesign, das bei Fehlern eine Benachrichtigung an den Benutzer erstellt. Zudem kann der Anwender manuell den Versandstatus prüfen.
„Mit dem von uns entwickelten Tool können Anwender ihre digitalen Rechnungsprozesse im SAP Business ByDesign stabil und anwenderfreundlich realisieren. Dank der zahlreichen Zusatzfunktionen optimieren sie maßgeblich den elektronischen Versand ihrer Kundenrechnungen.“
(Clemens Dietl, Vorstand m.a.x. Informationstechnologie AG)